La presupuestación como herramienta de control

Un presupuesto funciona como una herramienta de control para proporcionar estándares que permitan evaluar el rendimiento.

Un presupuesto puede cubrir cualquiera de los siguientes aspectos:

• Planificación de resultados: pronósticos de ingresos y gastos
• Elaboración del presupuesto de caja: pronósticos de las necesidades y las fuentes de obtención de dinero en efectivo
• Pronóstico del balance general: proyecciones de activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa

Planificación de resultados (Declaración de ganancias pro-forma)

Los pronósticos de ventas y de los costos y gastos correspondientes constituyen las áreas más importantes de un Plan de Resultados. ¿Por qué es importante la planificación de resultados? Porque permite que el empresario tenga un panorama completo y analice cómo se comportan cada costo y cada gasto en relación a los cambios en el nivel de ventas. Los montos presupuestados luego se comparan con resultados reales, y se analizan y corrigen las variaciones.

Elaboración del presupuesto de caja

Un presupuesto de caja se utiliza para determinar las entradas y salidas previstas de dinero en efectivo, de forma que la empresa pueda mantener el nivel óptimo de caja (dinero disponible es un activo improductivo). El presupuesto de caja también proporciona información acerca de si se necesita o no financiación adicional para hacer frente a la escasez de dinero en efectivo.

El primero paso al momento de preparar un presupuesto de caja reside en enumerar todas las transacciones que impliquen un flujo de caja. Por ejemplo, entre las partidas incluidas en los ingresos de caja se encuentran: la cobranza de cuentas por cobrar, las ventas al contado y las ganancias provenientes de préstamos. Los desembolsos de caja, por otro lado, podrían incluir gastos operativos abonados en efectivo, compras de materia prima, equipos y otros activos, y los pagos de préstamos bancarios (incluso de los intereses). A partir de este ejercicio, surge un saldo neto de caja. Éste luego se traslada al período siguiente (mes o trimestre, según el nivel de detalle del presupuesto de caja) como el saldo de caja inicial. Algunas empresas prefieren tener un saldo mínimo de caja predeterminado que mantienen en todo momento.

Pronóstico del balance general (Balance general pro-forma)

Esto implica calcular los niveles de activos para respaldar los objetivos de ventas previstos. Por ejemplo, si para aumentar los objetivos de venta es preciso abrir un mayor número de locales minoristas, necesariamente deben realizarse inversiones en activos fijos. Más aún, también podrían combinarse distintos tipos de financiación (por ejemplo, un nivel más alto de préstamos a largo plazo respecto de los préstamos a corto plazo).