Planificación efectiva de ferias comerciales
Participar en ferias comerciales, exhibiciones, convenciones, eventos y otros lugares similares constituye una oportunidad única de vender, además de permitirle encontrar proveedores, observar a la competencia, establecer algunos contactos y conseguir publicidad. En suma, puede lograr en una feria comercial lo que le tomaría semanas o meses conseguir si se quedara en casa. Incluso le puede significar un ahorro de dinero. Según el Centro de Investigación del Sector de Ferias (CEIR), cuesta un 62% menos cerrar un negocio generado en una feria comercial que en el terreno.
Sin embargo, para conseguir todo esto, debe planificarse muy bien. Eso significa elegir la feria correcta, establecer objetivos claros, diseñar una buena exhibición y promocionar su presencia. Todo esto, incluso antes de llegar a la feria. Haga clic en los temas que se indican a continuación para informarse mejor acerca de cómo aprovechar al máximo su experiencia en una feria comercial.
- Establecimiento de objetivos claros
- Preparación de una participación efectiva
- Promueva su presencia
- Planificación de su estrategia de seguimiento
Con miles de ferias comerciales cada año, elegir la que le reporte mayores beneficios en función del tiempo y dinero invertidos puede resultar difícil.
Comience su búsqueda entre las ferias comerciales relacionadas con su producto o servicio. En Internet, puede probar uno de los sitios de búsqueda de ferias comerciales, como por ejemplo
Otro recurso para averiguar acerca de las ferias es la asociación comercial de su sector, puesto que muchas ferias y convenciones son auspiciadas por grupos de la industria.
Aquí le damos otros consejos para que haga una buena
elección:
No escoja sólo en base a los números
Las grandes ferias comerciales que atraen a una gran cantidad de
gente pueden ser una verdadera pérdida de tiempo si no asisten
personas que sean compradores o potenciales clientes de su producto
o servicio. Estudie detenidamente las estadísticas de ferias de
años anteriores para evaluar si los asistentes coinciden con el
perfil de sus clientes. El gerente de la feria debe estar en
condiciones de proporcionarle esta información.
Pida ayuda a sus clientes
Converse con sus clientes para averiguar a qué ferias comerciales
asisten, puesto que es probable que también otros potenciales
clientes visiten las exhibiciones que satisfacen las necesidades de
sus clientes. También puede conversar con sus competidores para
saber cuáles son las ferias que les han parecido de mayor
utilidad.
Haga sus verificaciones con anticipación
La mejor forma de evaluar una feria es tener una visión de primera
fuente. Antes de embarcarse, visite la feria como público. ¿Es la
feria dinámica y atrayente? ¿Diría que las personas que asisten son
clientes potenciales? ¿Quiénes son los otros expositores y dónde
encajaría lo que usted ofrece en esa combinación de productos y/o
servicios? Hable con la gente y mantenga los ojos abiertos.
Evalúe la feria con detenimiento
Una vez que tenga una lista de posibles ferias, formule estas
preguntas para determinar si la exhibición es adecuada para sus
objetivos:
- ¿Es lo suficientemente grande para establecer una relación
entre clientes potenciales y proveedores, pero no demasiado
grande como para tener que competir con los gigantes de su
industria?
- ¿Está geográficamente bien ubicada para atraer a sus
clientes, sean éstos locales, regionales, nacionales o
mundiales?
- ¿Se ha programado en una fecha en que usted puede satisfacer
los nuevos negocios que hará y mantener sus relaciones
comerciales con los contactos y representantes?
- ¿Son confiables los promotores de la feria y tiene la administración un registro comprobado de éxitos?
Algunas exhibiciones populares se copan rápidamente. Si espera demasiado, podría quedar en lista de espera. Por otro lado, mientras antes se inscriba para una feria, más posibilidades tendrá de encontrar una buena ubicación para su local.
Inicio
- emitir órdenes de ventas
- investigar la competencia
- descubrir tendencias
- generar contactos para futuras ventas
- incluir en su lista de correo nombres de prestigio
- encontrar proveedores mejores o de menor costo
- estrechar lazos con los clientes actuales
- atraer a la prensa
- generar entusiasmo en torno a un nuevo producto
- aumentar la visibilidad de la empresa dentro del sector
Usted no puede hacerlo solo. Independientemente de su objetivo, necesitará al menos una persona para que lo "cubra" cuando usted deba salir de su local para tomar un descanso u observar a la competencia. Una buena práctica es asignar a dos personas por cada 30 metros cuadrados del lugar de exhibición. Su personal debe tener buena presencia, ser preparado, cordial y estar bien informado. Ellos deben comprender sus objetivos y saber el papel que juegan para lograrlos. Si no tiene en su empresa empleados permanentes, contrate a parientes, amigos o empleados de tiempo parcial.
Focalice su mensaje
Seleccione simplemente dos o tres ideas que desee transmitir claramente en la exhibición y prepárese usted y a su personal para "insistir en el mensaje". Diseñe sus gráficos, la promoción previa a la exhibición, el material impreso y la publicidad que aparece en el directorio de la feria en torno a su mensaje.
Prepare un presupuesto
Cuando haya determinado sus objetivos y la feria en la cual se presentará, prepare un presupuesto. Sin un presupuesto, los gastos se pueden disparar (compras impulsivas de último minuto para adornar su local, por ejemplo) y echar por tierra sus mejores planes. Como regla general, sus costos de espacio deben representar alrededor de la cuarta parte del presupuesto total. En consecuencia, cuando sepa el monto que deberá pagar por el arriendo del lugar, multiplíquelo por cuatro para tener una idea general de sus gastos, sin contar los gastos de personal.
Inicio
Preparación de una participación efectiva
La ubicación y la apariencia de su local influirán
considerablemente en el éxito de su feria comercial. Aplique estos
consejos para lograrlo.
Prefiera un lugar con mucho tráfico
Analice el plano del lugar antes de escoger el sitio donde se
instalará. El tráfico peatonal es más intenso en ciertas áreas de
una feria comercial típica. Elija ubicaciones cercanas a las vías
de acceso, concesiones de restaurantes, baños, salones de
seminarios o cercanas a los expositores más importantes. Evite los
sectores escondidos, las plataformas de carga, columnas que
obstruyen el paso u otras áreas de poco tráfico.
Considere la posibilidad de compartir un puesto
Los nuevos expositores por lo general consiguen las peores
ubicaciones. Esto se puede solucionar si se comparte un puesto bien
ubicado con un colega de un negocio relacionado. Hable con su
representante de ventas o trate de juntarse con un expositor
establecido cuyos productos o servicios complementen los
suyos.
Estimule los sentidos
Asegúrese de que la gente que visite su local pueda probar su
producto o servicio. Deje que los toquen, miren, escuchen o
degusten. ¿Vende almohadas decorativas? Exhíbalas en un entorno
apropiado y tenga muestras que los compradores puedan tocar. ¿Ha
desarrollado un nuevo programa computacional? Procure tener muchos
terminales de computación para que los asistentes lo prueben.
Mantenga la simplicidad
No recargue demasiado el local con material gráfico. Una foto o
una imagen grande que se pueda apreciar desde lejos causa mucha más
impresión que varias pequeñas. Un solo eslogan atractivo que
describa a su empresa puede ser más eficaz que largos bloques de
texto.
Los incentivos funcionan
Los incentivos y regalos también pueden atraer público a su local.
Organice un concurso, anuncie en voz alta la demostración de un
producto, reparta golosinas, contrate a un masajista y ofrezca
masajes gratuitos en la espalda. Sólo asegúrese de que los
incentivos sean acordes con la imagen de su empresa y las
sensibilidades de sus clientes.
Inicio
Recuerde que hasta la mejor planificación de una feria comercial
fracasará si nadie sabe que usted está ahí. El CEIR estima que
cerca de las tres cuartas partes de los asistentes a las ferias
sabe lo que desea ver antes de asistir. Una buena campaña de
promoción previa a la feria permitirá que sus clientes actuales y
potenciales sepan acerca de su exhibición. Estos consejos serán
útiles.
Inicie los contactos por teléfono
Entre un mes y seis semanas antes de la feria, comience a llamar a
sus principales clientes actuales y potenciales para fijar
reuniones. Muchas personas llegan a una feria con un programa fijo
y prácticamente no tienen tiempo de visitar otros locales, de modo
que es importante que tenga listo ese programa lo antes posible.
Confirme todas las reuniones por teléfono alrededor de una semana
antes de la feria.
Envíe avisos por correo
Normalmente, la administración de la feria le permitirá comprar
una lista de las direcciones postales de los asistentes
preinscritos. Antes de la feria, envíe un mensaje simple que
destaque uno o dos beneficios que podrían obtenerse al visitar su
local. Procure que el mensaje contenga información de contactos
para la feria, incluido el número de su puesto.
Use los medios de comunicación escritos
Envíe comunicados de prensa a las publicaciones comerciales y
periódicos locales que vayan a cubrir el evento. Su comunicado
deberá destacar alguna noticia de interés periodístico acerca de su
feria; como por ejemplo, el lanzamiento de un producto nuevo o una
demostración especial. Prepare mucho material de prensa para la
feria y distribúyalo en las salas de prensa, al alcance de los
periodistas.
Busque publicaciones de la feria
Poner anuncios publicitarios en publicaciones que se distribuyen
sólo en la feria puede ser costoso y poco eficaz. Normalmente estas
publicaciones tienen un enfoque limitado y se pierden entre la
multitud de papeles que llueve sobre los asistentes a la feria.
Inicio
Planificación de su estrategia de seguimiento
El momento para planificar su estrategia de seguimiento es antes
de que comience la feria. De este modo, podrá llegar a sus
potenciales clientes con su mensaje cuando aún tengan fresca en su
mente la feria. A continuación señalamos las cosas que debe saber
acerca del seguimiento.
Considere el seguimiento como prioridad
Según el CEIR, no se hace seguimiento al 80% de los contactos que
se establecen en las ferias. Fije el seguimiento de sus contactos
como la prioridad más importante después de una feria,
anteponiéndolo a todo lo demás, incluso a la tarea de ponerse al
día en lo que sucedió mientras estuvo fuera de la oficina.
Redacte su carta de seguimiento antes de la feria
Su correspondencia posterior a la feria puede ser tan simple como
una nota de agradecimiento o un folleto con una nota acompañante.
Escríbala e imprímala antes de dirigirse a la feria, de manera de
enviarla tan pronto regrese.
Califique a los contactos durante la exhibición
Clasifique a sus contactos por nivel de importancia e interés y
base su trabajo posterior a la feria en estas prioridades. Llame
por teléfono a sus clientes potenciales más importantes dentro de
la semana después de finalizada la feria; mientras más tiempo deje
pasar, menor respuesta recibirá de ellos. Envíe a todos los demás
algún tipo de correspondencia de seguimiento.
Cumpla sus promesas
Procure cumplir las promesas que hizo en su puesto. Tenga una
cantidad suficiente de folletos y hojas de productos a la mano
antes de la feria para enviar la información solicitada a la
brevedad.
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