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Capítulo 4: Planificación de un EMS

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Selección de un grupo de trabajo ambiental
Priorización de proyectos
Creación de un plan de acción y un equipo de acción
Plan de prevención y preparación frente a emergencias

Selección de un grupo de trabajo ambiental

Las responsabilidades del grupo de trabajo ambiental incluyen la identificación de formas en que la empresa pueda mejorar su desempeño ambiental, la definición de objetivos y metas y el monitoreo y evaluación de la implementación.

La alta gerencia de la empresa es responsable de seleccionar el grupo de trabajo ambiental que implementará el EMS. Es esencial obtener el compromiso total de la alta gerencia antes de iniciar el proceso. Asimismo, es importante contar con el apoyo de los empleados y compartir los valores ambientales que transformarán el EMS de simples papeles en un proceso efectivo.

Al formar el equipo de trabajo, la empresa debe explorar su experiencia interna como sugiere la siguiente tabla.

Cargo

Función/tarea

Alta gerencia

  • Comunicar la importancia del EMS a toda la organización

  • Proveer los recursos necesarios

  • Revisar el desempeño del EMS

Gerencia intermedia

  • Respaldar la capacitación de nuevos empleados

Recursos humanos

  • Definir la capacidad requerida y las descripciones de trabajo para las diversas funciones del EMS

  • Integrar la gestión ambiental en sistemas de recompensa, disciplina y evaluación

  • Organizar la capacitación ambiental con el grupo de trabajo ambiental

Mantenimiento

  • Implementar un programa de mantenimiento preventivo para los equipos

Marketing

  • Evaluar la respuesta y las demandas del mercado/clientela

Finanzas

  • Rastrear datos sobre costos de gestión ambiental

  • Preparar el presupuesto para el programa de gestión ambiental

  • Evaluar la factibilidad económica de los proyectos

Ingeniería

  • Considerar el impacto ambiental de productos nuevos o modificados y procesos/fabricación/equipos

  • Identificar las oportunidades de prevención de la contaminación, uso excesivo de materias primas

Adquisiciones

  • Supervisar la adquisición de materiales

  • Adquisición de materiales peligrosos y eliminación de residuos


La cantidad de personas involucradas dependerá del tamaño de la empresa y de los recursos disponibles. Es de utilidad involucrar a personal de diferentes departamentos en el proceso de planificación e implementación o grupo de trabajo, puesto que un enfoque multidisciplinario por lo general resulta más exitoso.

Definición de objetivos y metas

Uno de los pasos que presenta un mayor desafío en la planificación de un EMS es determinar los impactos ambientales. El grupo de trabajo ambiental examinará los insumos de la empresa, tales como energía y agua; sus productos, como residuos sólidos, aguas servidas, niebla de aceite y ruido, y sus procesos de fabricación, como la galvanización de metales. El grupo de trabajo ambiental también examinará las compras, procesos y flujos de residuos para identificar y clasificar futuros proyectos ambientales.

Las primeras tareas del grupo de trabajo ambiental son evaluar las operaciones, servicios y actividades de la organización y seleccionar los objetivos y metas. Esto también ayudará a medir la efectividad de sus esfuerzos ambientales y mejorar el desempeño del sistema de gestión ambiental.

Una de las metas ambientales puede ser reducir al mínimo el uso de una sustancia química determinada. Una meta es un requisito detallado y cuantificado que surge de los objetivos especificados. Por ejemplo, un objetivo puede ser reducir el uso de la sustancia química X en un 25% hasta una fecha determinada.

Consideraciones al definir objetivos y metas

  • Disminuir el impacto que ejerce la empresa sobre el ambiente.
  • Comparar la práctica actual con la mejor práctica.
  • Reducir las obligaciones y costos financieros.
  • Mejorar la efectividad de la empresa.
  • Definir objetivos y metas claros y específicos.

Como ayuda para establecer los objetivos ambientales, utilice el Cuestionario para definir prioridades para los objetivos y metas, en el Capítulo 8, con el fin de identificar áreas que se pueden mejorar y determinar las prioridades.

Hoja informativa: Determinación de impactos ambientales

  • Identifique las áreas que ejercen el mayor efecto sobre el ambiente y clasifíquelas conforme a su grado de impacto.

  • Haga partícipe a tantas personas como sea posible en el proceso de identificación de impactos ambientales. Incluya a la alta gerencia, empleados de producción y personal de los diferentes departamentos, como el departamento ambiental, de salud y seguridad, diseño de productos, ingeniería, gerencia de línea, mantenimiento, adquisiciones, envío/recepción u otros, según sea necesario.

  • Considere el acceso a información de otras partes externas interesadas, que pueden agregar valor a la búsqueda. Amplíe el análisis para incluir actividades externas, como servicios en las instalaciones del cliente. Las operaciones en sitio también pueden ejercer impactos ambientales.

  • Considere condiciones normales y anormales al analizar los impactos ambientales.

  • Al identificar problemas ambientales, también considere actividades auxiliares. Algunos de los peores problemas de contaminación provienen de instalaciones de apoyo, tales como patios de estanques y plantas de tratamiento de aguas servidas.

  • Recuerde que la fase más fácil y más económica para eliminar problemas ambientales es durante las primeras etapas de diseño del producto y proceso. También durante estas etapas, los productos se pueden modificar para reducir los residuos.

  • Al seleccionar prioridades, considere materias como costos versus beneficios, disponibilidad de tecnología apropiada y futuros requisitos legales.

  • Las áreas tendrán distintas prioridades. Por ejemplo, las emisiones atmosféricas pueden ser más importantes que el uso de la tierra.

  • La programación de sesiones de lluvia de ideas pueden ser de utilidad para obtener el aporte del personal de las diferentes áreas.
 

Hoja informativa: Evaluación de la inspección El equipo de evaluación puede realizar una visita de inspección a las instalaciones para observar posibles impactos ambientales.

  • ¿Presenta la instalación indicios de un orden y limpieza deficientes, como pasillos desordenados, pisos sin barrer o tambores de material destapados?

  • ¿Se pueden observar derrames, contenedores con fugas o agua goteando o corriendo?

  • ¿Se aprecia decoloración o corrosión en superficies para caminar, para trabajar, techo y paredes o cañerías? Esto puede indicar filtraciones en el sistema o equipos con un mantenimiento deficiente.

  • ¿Hay humo, polvo o vapores que indiquen pérdidas de material y contaminación del aire?

  • ¿Hay olores o se produce irritación de ojos, nariz o garganta al ingresar al lugar de trabajo? Estos síntomas podrían indicar filtraciones en el sistema y otros problemas.

  • ¿Hay contenedores abiertos, tambores apilados, estantería insuficiente para las existencias u otros indicios de procedimientos de almacenamiento incorrectos?

  • ¿Están todos los contenedores etiquetados correctamente conforme a su contenido y nivel de peligro?

  • ¿Se encuentra disponible y visible el equipo de emergencia, como extintores de incendios, para garantizar una rápida respuesta frente a un incendio, derrame u otro incidente?

  • ¿El desperdicio de material, como agua que gotea, vapor o evaporación, se genera a partir de los procesos de la instalación?

  • ¿Incluyen las existencias productos obsoletos?, ¿hay material almacenado que ya no se utiliza?

  • ¿Los empleados comentan acerca de las fuentes de residuos en la instalación?

  • ¿Existe un registro documentado de derrames, filtraciones, accidentes o incendios en la instalación? Si es así, ¿qué procesos se ven implicados?
 
Priorización de proyectos

Después de recopilar la información correspondiente y definir los objetivos y metas de la gestión ambiental, la empresa debe priorizar sus proyectos ambientales. Por lo general, se identifican más proyectos de los que realmente se pueden manejar a la vez, debido a la falta de personal o finanzas. La priorización de proyectos determinará qué se debe hacer primero. Esta etapa requiere el tiempo y dedicación del grupo de trabajo ambiental y es esencial para la implementación del EMS.

Las siguientes dos tablas le ayudarán a priorizar proyectos. La primera tabla clasifica el grado de impacto y el período de ocurrencia, que ayudará a determinar prioridades para diferentes áreas y seleccionar un equipo de acción correcto. Asimismo, respaldará la revisión de la evaluación al sugerir el monitoreo de una secuencia de actividades. La segunda tabla ofrece un análisis más detallado que es útil para clasificar las prioridades del proyecto.

TABLA 1 - GRADO DE IMPACTO Y PERÍODO DE OCURRENCIA

No hay riesgo = N    Riesgo bajo = B    Riesgo moderado = M    Riesgo alto = A
 

Preproducción

Durante la fabricación

Producción/ Distribución

Servicios anexos

Uso/ Servicios

 Administración de residuos
Energía            

Residuo

            

Agua

            

Diseño de productos

            

Materias primas

            

Embalaje

            

Uso/descarga de agua

            

Fuentes/uso de energía

            

Almacenamiento en la instalación

            

Emisiones/descarga

            

Eliminación de residuos

            

Transporte y distribución

            

Administración de residuos sólidos y peligrosos

            

Pulpa y papel

            

Seguro

            

Terreno/edificio

            

Leyes y reglamentos

            
 
La segunda tabla ofrece un estado más detallado de un proyecto en diversas categorías. El objetivo de ambas tablas es ayudar al grupo de trabajo ambiental a identificar áreas con problemas, definir prioridades y encontrar soluciones factibles. Todos los impactos ambientales importantes se deben especificar bajo cada categoría.

TABLA 2 – SIGNIFICADO DE LOS IMPACTOS

No hay riesgo = N    Riesgo bajo = B    Riesgo moderado = M    Riesgo alto = A
 

Gravedad del impacto

Probabilidad de ocurrencia del riesgo

Posible exposición legal y requisitos legales

Costo que implica reducir el impacto

Costo beneficio USD

Efecto sobre la imagen pública

Energía

            

Residuo

            

Agua

            

Diseño de productos

            

Materias primas

            

Embalaje

            

Uso/descarga de agua

            

Fuentes/uso de energía

            

Almacenamiento en la instalación

            

Emisiones/descarga

            

Administración de residuos sólidos

            

Eliminación de residuos

            

Transporte y distribución

            

Residuos sólidos y peligrosos

            

Pulpa y papel

            

Seguro

            

Terreno/edificio

            

Leyes y reglamentos

            

Creación de un plan de acción y un equipo de acción

Se debe asignar un equipo de acción a cada proyecto. Los equipos de acción están compuestos por personal con las aptitudes técnicas y administrativas pertinentes para determinar las mejores maneras para realizar los cambios identificados en el plan de acción. Los recursos humanos se deben organizar conforme a las aptitudes y la disponibilidad. La empresa también puede considerar la contratación de empleados o asesores temporales para desarrollar algunos de los documentos y recabar la información necesaria para un EMS exitoso.

El enfoque del equipo y el conocimiento del empleado son claves para la implementación satisfactoria de un EMS. Dado que posiblemente no haya un empleado que se pueda dedicar exclusivamente a la administración de asuntos ambientales, el enfoque del equipo también debe brindar motivación y experiencia conjunta.

El grupo de trabajo ambiental debe trabajar codo a codo con cada equipo de acción, proveer información, intercambiar ideas y ayudar en la implementación de cambios. El grupo de trabajo ambiental debe disminuir la necesidad de contratar asesores externos y permitir que la empresa avance con su plan de acción. Es probable que se requiera capacitación adicional para los integrantes del equipo de acción.

El grupo de trabajo ambiental desarrollará un plan de acción para cada proyecto. El fin del plan de acción es asignar recursos humanos, definir parámetros de referencia, costos y programas, trazar pasos claramente definidos para cumplir los objetivos y supervisar el avance.

Crear un plan de acción

El plan de acción es la base de un EMS. Se puede idear como un círculo continuo de análisis y mejoramiento, como indica el siguiente diagrama:

Diagnóstico

1.  Reúna y analice los datos.
2.  Defina objetivos y metas.

Evaluación

Revise y mejore
 

Intervención

1.  Redacte el plan de acción.
2.  Implemente los cambios.
 
Una vez que se han identificado los impactos ambientales y la gerencia ha decidido qué proyectos abordar primero, se debe redactar un plan de acción para cada proyecto. Los mejores resultados al formular un plan de acción se obtienen cuando el grupo de trabajo ambiental y los especialistas técnicos encuentran soluciones en conjunto.

No es necesario abordar todos los impactos en forma simultánea. Las acciones iniciales en áreas más importantes se deben adoptar primero, abordando las materias de menor importancia posteriormente. El plan de acción también debe ser suficientemente flexible para adaptar las modificaciones a las prioridades y circunstancias externas e internas.

El siguiente modelo de plan de acción le ayudará a abordar áreas críticas al analizar proyectos y crear un plan de acción efectivo.

Plan de acción modelo

Impacto ambiental y problemas que se deben resolver.
 Categoría: 
Asunto:   

Objetivos y metas específicos. Por ejemplo, considere usar una tabla como la siguiente:


 

Objetivo

Meta

Reducir las emisiones de compuestos orgánicos volátiles

Disminuir las emisiones en un 10% para el año 2000

Reducir el uso de energía

Reducir el uso de electricidad en un 15% para el año 2000
Reducir el uso de gas natural en un 20% para el año 2000

Reciclar los residuos de cartón

Reciclar el 50% de los residuos de cartón para el año 2001

Mejorar el cumplimiento de los límites permitidos de descarga de aguas servidas

Eliminar las infracciones de los límites permitidos hacia fines de 2001

Promover actividades ambientales

Promover actividades ambientales a través de cartas anexadas a las papeletas de pago del salario

Reducir la energía utilizada en las operaciones de fabricación

Lograr una reducción del 10% en el consumo de energía respecto al año anterior

Reciclar botellas plásticas

Reciclar plástico, el 50% de las botellas para el año 2000 y el
100% de las botellas para el año 2001
  • Equipo de acción y líder del equipo. El equipo puede incluir representantes del grupo de trabajo ambiental, salud y seguridad, diseño de productos, ingeniería, gerencia de línea, mantenimiento u otras funciones, según sea necesario. Cree equipos de trabajo de acuerdo a la experiencia y disponibilidad de los miembros del equipo de acción.
  • Impactos ambientales durante el ciclo de vida del proyecto. Considere las etapas del proyecto en el ciclo de vida de los productos, servicios y actividades de la organización. Evalúe los impactos ambientales durante el ciclo de vida del producto, comenzando con el diseño inicial del producto, adquisición de materias primas y continuando durante todas las etapas de procesamiento, almacenamiento, fabricación, distribución, transporte y eliminación final. Un diagrama de flujo del proceso operativo de la empresa le puede ofrecer una visión clara de cómo se han realizado sus actividades y puede ayudar a ubicar flujos y debilidades.
  • Pasos para eliminar o reducir al mínimo los impactos ambientales. Existen muchas formas para reducir los impactos ambientales negativos. Para obtener un listado de técnicas que se deben considerar, vea la Hoja informativa: Técnicas para solucionar problemas ambientales.
  • Información y recursos necesarios para llevar a cabo la tarea y gente para ayudar al equipo de acción. Asigne personal para recopilar información, a fin de apoyar al equipo de acción en la determinación de los procedimientos para reducir al mínimo o eliminar los impactos ambientales negativos. Busque información que actualmente no esté clasificada como “ambiental”, tales como datos operativos, informes de la administración, informes de auditoría, reglamentos y permisos de agua y energía. También hay fuentes de información útiles fuera de la empresa y en Internet. Para obtener mayor información sobre recursos, consulte el Capítulo 11.
  • Programa de actividades, fechas y plazos.
  • Medición del desempeño. Básicamente, esto comprende el “plan del proyecto” que sirve de base para monitorear diversas fases del plan de acción. Cree un indicador de desempeño. La medición del desempeño es esencial en cualquier misión importante. Lo que se mide, se administra. Para obtener mayor información sobre cómo formular un sistema de medición, consulte el Capítulo 6.
  • Beneficios esperados. Algunos beneficios de las mejoras ambientales son intangibles y no se pueden medir directamente. Sin embargo, es importante reconocerlos.
  • Costos de inversión. Se debe formular un presupuesto para las diversas fases de implementación del EMS. Es difícil valorar la implementación, pero sí se puede prever fondos para cada proyecto para apoyar su desarrollo. En las empresas pequeñas y medianas, la implementación de un EMS puede depender más de los recursos humanos que de los recursos financieros.
  • Fecha para la primera evaluación y las evaluaciones posteriores. Se debe efectuar una revisión regular del progreso. Esto también ayuda a identificar aquellos factores que se necesite superar o a los que se debe prestar especial atención para garantizar el éxito.

Hoja informativa: Técnicas para solucionar problemas ambientales

  • Rediseño. Cambie el diseño del producto o del proceso para eliminar o reducir los impactos ambientales negativos.

  • Sustitución. Intente eliminar o reducir los impactos ambientales negativos al reemplazar una fuente de residuos con otro material que sea menos nocivo para el ambiente. Un ejemplo de embalaje: las bolitas de poliestireno se pueden sustituir por bolitas fabricadas con subproductos del maíz, que tienen mayor probabilidad de desintegrarse de manera natural.

  • Reducción. Reduzca la cantidad de productos residuales mediante la disminución del uso de componentes o materiales que creen o se agreguen considerablemente a los flujos de residuos.

  • Reciclaje. Por lo general, implica desarmar un producto (o sus piezas) o un proceso (o sus componentes) en sus componentes básicos y refabricarlo.

  • Reconstrucción. Restaure un producto o proceso a su condición original o a una condición similar. La reconstrucción recupera algunas piezas o componentes, aunque algunas se deben cambiar. Mientras mayor sea el número de piezas o componentes recuperados, más eficaz será la reconstrucción.

  • Remanufactura. Restaure un producto o proceso a su estado original o un estado mejor que el original sin que se reduzcan piezas a materias primas.

  • Reutilización. Regrese el material a la misma aplicación y en su misma forma.

  • Consumo interno. Utilice los residuos a nivel interno cada vez que sea posible. Por ejemplo, las plataformas de carga de madera se pueden utilizar para generar electricidad cuando se utilizan como parte de una instalación co-generadora.

  • Prolongación del uso. Aumente la vida general del producto mediante un uso más prolongado. Un programa de mantenimiento preventivo es clave para prolongar el uso. Por ejemplo, los motores de automóviles o las unidades de enfriamiento se pueden rediseñar para ampliar los períodos entre las reparaciones generales, manteniendo niveles aceptables de seguridad y confiabilidad.

  • Divulgación de los riesgos. Traspase la responsabilidad a un tercero que esté mejor capacitado para trabajar con el producto o proceso. Por lo general, esta opción se utiliza cuando la administración siente que no puede disminuir los problemas ambientales asociados a un producto o proceso. Al llamar a un experto, la administración intenta divulgar el riesgo, por ejemplo, una empresa que utiliza un servicio de eliminación para desarmar y transportar una antigua línea de ensamblado.

  • Creación de un mercado para los productos residuales. Busque clientes para los residuos de la empresa y ayude a crear un mercado para ellos. Por ejemplo, un fabricante de muebles convirtió sus remanentes en estantes interiores traseros para utilizar en automóviles. Se solicitó a un tercero que recogiera sus remanentes y los de otros fabricantes de muebles en el área. Como resultado, se creó un mercado viable para estos remanentes.

  • Separación de residuos. Los flujos de residuos se pueden separar en diferentes tipos antes de reciclarse, reutilizarse o consumirse en forma interna. La separación de residuos es una acción intermedia para facilitar la reutilización o reciclaje.
   

Hoja informativa: Selección e identificación de mejoras en aplicaciones de prácticas laborales

  • ¿Cómo ha funcionado en aplicaciones similares?

  • ¿Se encuentra esta opción dentro del presupuesto, considerando el capital y los costos continuos?

  • ¿Tiene esta opción un período de recuperación aceptable (menos de un año se considera excepcional, menos de tres años, bueno)?

  • ¿Disminuye esta opción los costos de materias primas, consumo de energía y/o contaminantes de la empresa?

  • ¿Reducirá esta opción los costos de eliminación de desechos y/o los costos de almacenamiento de materiales y desechos de la empresa?

  • ¿Reducirá esta opción los costos asociados a las lesiones o enfermedades de los trabajadores de la empresa?

  • ¿Reducirá esta opción las primas de seguro de la empresa?

  • ¿Tiene esta opción una utilidad comprobada?

  • ¿Mantendrá o mejorará esta opción la calidad del producto?

  • ¿Esta opción afectará de manera negativa o aumentará la productividad?

  • ¿Hay espacio disponible si es necesario?

  • ¿Están disponibles los servicios públicos necesarios o se deben instalar?

  • ¿Los equipos, materiales o procedimientos son compatibles con los procedimientos operativos de producción, flujo de trabajo y tasas de producción?

  • ¿Se requiere experiencia especial para operar o mantener el nuevo sistema? ¿Se requiere mano de obra adicional?

  • ¿Es seguro que esta opción creará menos residuos?

  • ¿Es cierto que esta opción no trasladará los problemas de residuos de alguna forma de un lugar a otro o a otra parte de la operación general (por ejemplo, de residuos sólidos a emisiones al aire)?

  • ¿Considerando la distribución y diseño de la planta se puede incorporar esta opción?

  • ¿Se ha determinado que esta opción mejorará o mantendrá la seguridad y salud del trabajador?

  • ¿Se pueden encontrar materiales y piezas de repuesto con facilidad?

  • ¿El proveedor presta un servicio aceptable y confiable?

  • ¿Otros negocios utilizan esta opción?

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